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Novo sistema eletrónico de atendimento da USF Rainha D. Leonor feito com “prata da casa”

A Unidade de Saúde Familiar (USF) Rainha Dona Leonor nas Caldas da Rainha (ACES Oeste Norte – ARSLVT) implantou há cerca de um mês um novo sistema eletrónico de atendimento para automatizar o processo de chamadas dos utentes que frequentam esta unidade de saúde. O enfermeiro, e também engenheiro informático, Leandro Sousa, com a colaboração dos recursos internos, encarregou-se da tarefa.

30-05-2018 | Marlene Sousa

 A coordenadora da USF Rainha D. Leonor, Paula Oliveira e o enfermeiro e Leandro Sousa que implantou um novo sistema eletrónico de atendimento
A coordenadora da USF Rainha D. Leonor, Paula Oliveira e o enfermeiro e Leandro Sousa que implantou um novo sistema eletrónico de atendimento
O novo sistema eletrónico de atendimento para automatizar o processo de chamadas dos utentes da USF Rainha D. Leonor tem como objetivo proporcionar um melhor atendimento com privacidade e mais conforto tanto para os utentes como para os profissionais que trabalham no centro de saúde.
Em declarações ao JORNAL DAS CALDAS, a coordenadora da USF Rainha D. Leonor, Paula Oliveira, explicou que “a unidade fez o pedido do quiosque touchscreen integrado com o sistema de consultas e como nunca chegou, recorremos à ajuda do enfermeiro Leandro Sousa, que além da área de saúde também é formado em engenharia informática”.
Foi Leandro Sousa quem implementou um novo sistema eletrónico de atendimento, demorando cerca de um mês, com muitas horas de trabalho do seu tempo livre e férias de natal. Criou um quiosque improvisado para emissão de senhas, juntamente com seis seleções identificadas como mais prioritárias. É um sistema que não só melhorou a “gestão de filas como aperfeiçoou a gestão de trabalho dos administrativos e produtividade”, garantindo o “bem-estar e privacidade dos utentes”.
O sistema eletrónico funciona da seguinte forma: o utente entra na unidade e segue a seta que o leva ao teclado com seis opções: 1 -marcação de consultas 2 - confirmar consultas com médicos e enfermagem 3 - receitas, exames e atestados 4 – atualizar dados, outros 5 – confirmar vacinas, tratamentos ou injeções, 6 – pagamento de taxas ou declarações de presença.
O utente retira a senha e aguarda pela chamada do número numa sala única. O programa permite que o seu utilizador possa ouvir, a partir de uma voz sintetizada pelo próprio computador, o seu número.
Na prática, o sistema “evita que os médicos e enfermeiros estejam à espera que os doentes sejam atendidos na secretaria e melhora também a prestação dos funcionários administrativos”, sublinhou o enfermeiro, acrescentando que o objetivo é indo melhorando o sistema conforme as sugestões.
Para aumentar o conforto das pessoas a sala de espera tem um televisor com informações da Direção Geral de Saúde.
O televisor foi um dos recursos que a USF Rainha D. Leonor adquiriu através do concurso Missão Continente para exposição de informação às pessoas, sendo um “veículo de comunicação com os utentes enquanto eles estão à espera”. “É sempre uma comunicação sobre como as pessoas podem ter uma vida mais saudável, promovendo a roda dos alimentos, cozinha mediterrânica com receitas saudáveis e exercício físico”, explicou Leandro Sousa. O televisor passa ainda informação na área da saúde infantil, apoio à gravidez e um vídeo sobre a importância de consumir menos sal e açúcar.
O objetivo é que a informação vá mudando com a atualização. Por exemplo, estamos a entrar no verão, portanto irá brevemente passar os cuidados a ter com o sol e calor e no inverno dicas de cuidados com a gripe para melhorar o mais rápido possível.
No final do ano passado, no âmbito de uma formação sobre a qualidade do atendimento para a área administrativa, a USF Rainha D. Leonor identificou a necessidade premente da criação de um quiosque para fazer uma melhor gestão dos utentes que estão à espera de ser atendidos na área da secretaria porque, segundo o enfermeiro, “havia dias de grandes filas, com utentes em cima do balcão de atendimento havendo atropelos e violação de privacidade”. “Atendendo às nossas limitações de recursos, utilizámos um computador que não estava a ser muito usado, e fizemos uma vaquinha entre os colaboradores e profissionais de saúde para adquirir os teclados e impressora”, explicou Leandro Sousa.

Difícil adaptação dos utentes

Segundo o enfermeiro, a adaptação dos utentes a este novo sistema eletrónico está “a ser difícil”. “A nossa faixa etária é elevada e as pessoas de idade que são confrontadas com a mudança têm alguma resistência, mas tudo passa pelo confronto inicial, e depois de nós explicarmos a razão de ser, as pessoas acabam por perceber e aceitar”, adiantou. “Nós estamos recetivos a melhorar o sistema”, adiantou.
No entanto, afirmou a coordenadora da USF Rainha D. Leonor, houve pessoas que disseram que a “mudança foi fantástica”. “As primeiras duas primeiras semanas foram mais difíceis, mas acho que os utentes agora estão a adaptar-se”, acrescentou Paula Oliveira.
A responsável revelou ainda que a colocação do quiosque para emissão de senhas coincidiu com uma altura em que “tivemos uma procura grande, com cerca de 300 a 400 atendimentos por dia”. “Houve uma segunda-feira com 530 atendimentos”, adiantou.
Um dos problemas que ainda está para resolver é o atendimento do telefone, que se “torna muito difícil com o atendimento aos utentes”.
A USF Rainha D. Leonor nas Caldas da Rainha tem oito médicos, oito enfermeiros e cinco administrativos.
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